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1. Adoption of Agenda
2. Approval of the October 18, 2023 Meeting Minutes
3. Approval of the November 15, 2023 Meeting Minutes
4. Business Arising from the Minutes
5. Vice-Provost’s Report
6. Associate Vice-Provost’s Report
7. Associate Vice-Provost’s Report

FOR APPROVAL

8.  Major Modifications

Faculty of Social Sciences

a. 2023-GRAD-SSOC-SOC-07 – MA in Sociology: Addition of a compulsory course to the thesis and MRP options

 9. Academic Regulations

a. B-5 General Policy on Unit Transfers

b. C-9 Conditions for Obtaining a Graduate  Degree or Diploma and Medals

10. Revitalization of the Doctoral Cotutelle Program

FOR INFORMATION

11. Major Modifications

Saint Paul University

a. 2023-2024-GRAD-USP-9.5.1 - MA and Graduate Diploma in Transformative Leadership and Spirituality: Modification to the program names  

12. Other Business

Minutes of the meeting held on Wednesday, December 13, 2023
From 1:30 p.m. until 3:30 p.m. Teams

Présences /Attendance

André Beauchemin, vice-provost ÉSP (président)
Alain St-Amant, vice-provost, affaires académiques
Alain Stintzi, vice-doyen, Médecine
Andrew Sowinski, vice-doyen, Génie
Charles Russell Thickstun, étudiant
Cheryl Susan McWatters, professeure, Telfer
Gregory Richards, vice-doyen, Telfer
Iva Apostolova, vice-rectrice, Université Saint-Paul
Joao Velloso, professeur, Droit
Joël Beddows, vice-doyen, Arts
Marc Charron, vice-provost associé ÉSP
Marijke Taks, vice-provost associée ÉSP
Mona Paré, vice-doyenne, Droit
Monika Jezak, vice-doyenne, Arts 
Nicholas Ng-A-Fook, vice-doyen, Éducation
Silvia Bonaccio, vice-doyenne, Telfer
Sylvie Frigon, vice-doyenne, Sciences sociales
Tuan Bui, vice-doyen, Sciences
Yazid Dissou, professeur, Sciences sociales 

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Angel Foster, professeure, Sciences de la santé
Attala Deborah Fabine Enokou, étudiante
Christine Dallaire, vice-doyenne, Sciences de la santé
Martine Lagacé, vice-rectrice associée, Recherche 
Mathieu Lavallée, professeur, Médecine
Michael Leslie Shiell, Bureau d’évaluation des programmes
Michel Labrosse, vice-doyen, Génie
Sonia Cadieux, Registraire
 

1. Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda

Décision : L’ordre du jour est adopté. (S. Frigon / S. Bonnacio)

2. Approbation du procès-verbal de la réunion du 18 octobre 2023 / Approval of the October 18, 2023, Meeting Minutes

Décision : Le procès-verbal est approuvé. (S. Frigon / M. Charron)

3. Approbation du procès-verbal de la réunion du 15 novembre 2023 / Approval of the November 15, 2023, Meeting Minutes

Décision : Le procès-verbal est approuvé. (J. Velloso / M. Paré)

4. Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes

Les suivis sont adressés dans le rapport du vice-provost et sous le point 9 - Règlements académiques.

5. Rapport du vice-provost / Vice-Provost’s Report

Nouveautés d’IRCC

Le vice-provost mentionne les nouvelles et mises à jour d’IRCC. La nouvelle la plus importante est que l'exigence financière liée au coût de la vie pour les candidats de permis d'études sera augmentée à partir du 1er janvier 2024 de 10 000 $ à 20 635 $ et, en plus, les étudiants internationaux vont devoir démontrer qu’ils peuvent payer leurs frais de voyage. Cette mesure vise à s'assurer que les étudiants internationaux sont mieux préparés financièrement.

He also informs members of updates to three temporary policies affecting international students that were all set to expire at the end of 2023, including the following:

• The waiver on the 20-hour-per-week limit on the number of hours international students are allowed to work off campus : will be extended to April 30, 2024. We continue to examine options for this policy in the future, such as expanding off-campus work hours for international students to 30 hours per week while class is in session.
• The facilitative measure that has allowed international students to count time spent studying online towards the length of a future post-graduation work permit, as long as it constitutes less than 50% of the program of study, will continue to be in place for students who begin a study program before September 1, 2024.
• In response to labour market disruptions during the pandemic and post-pandemic recovery, a temporary policy was introduced on 3 occasions to provide an additional 18-month work permit to post-graduation work permit holders as their initial work permit was expiring. Foreign nationals with a post-graduation work permit expiring up to December 31, 2023, remain eligible to apply. However, this temporary policy will not be extended further.

The Blue-Ribbon Panel Report

The Blue-Ribbon Panel report has been released on November 15, with useful recommendations for the sector and specifically for 91��Ʒ���ϳԹ� related to our mandate to serve Francophone students. Our president has commented on the report after the last meeting of the Senate.

Cibles d’admission

The Vice-Provost reports that meetings with faculties are now completed and thanks the faculties for their time. His Office is now following up with faculties to obtain the specific admission targets. The tracking of targets will be of great importance in light of the financial situation (Bill 124). If faculties identify some programs that could have the potential to grow further, they should let us know what is needed to attain this more ambitious target. The Office will work with faculties in the coming months towards these goals.

Au niveau administratif, le Cabinet, les facultés et services sont à revoir certains processus opérationnels dans le but d’optimiser les ressources. De plus, le secteur uOInternational a offert une présentation aux administrateurs portant, notamment, sur le temps de réponse aux permis d’études et le taux d’acceptation. Ceci permettra de revoir les dates limites d’admission pour les candidats internationaux (déjà en cours) et d’ajuster le nombre d’offres d’admission à faire selon le pays afin d’atteindre la cible d’admission. Il faudra aussi prendre en compte l’ajustement du nouveau taux financier imposé par IRCC.

Tomorrow the administrators will have a presentation from the recruitment and communication sector of the Registrar’s office who will offer a recap and results on the previous digital recruitment efforts, and the strategy in place for these next few months.

6. Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report

Le vice-provost associé, Marc Charron, annonce son affectation temporaire de six mois à partir du 1^er janvier 2024 à titre de doyen intérimaire à la Faculté des arts. Christopher Fennell (Faculté des sciences sociales) assumera le rôle de vice-provost associé intérimaire au Cabinet pendant cette période.

Le vice-provost associé fera une mise à jour de la revitalisation du programme de cotutelle au point 10 de la réunion. Il mentionne aussi que le dossier du guide portant sur l’encadrement aux études supérieures a avancé et que la version ébauche plus finalisée du guide sera disponible au début de l’année 2024.

7. Rapport de la vice-provost associée / Associate Vice-Provost’s Report

The Associate Vice-Provost reminds faculties that scholarship deadlines for CGS-M, OGS and QEII have recently passed; all files are now with the faculties for evaluation. She also mentions that this year students were permitted to apply to QEII without a guaranteed sponsorship. The Office will hold a university-wide competition for those applicants without sponsorships if required.

8. Modifications majeures / Major Modifications

Faculté des sciences sociales

a.2023-GRAD-SSOC-SOC-07 – M.A. en sociologie : Ajout d’un cours obligatoire aux options thèse et mémoire

Présentée par la vice-doyenne S. Frigon

Décision: La demande est approuvée,  avec la correction d’une erreur mineure. (S. Frigon / M. Charron)

9. Règlements académiques / Academic Regulations

a. B-5 Politique générale sur le transfert de crédits

Présenté par le vice-provost A. Beauchemin

Décision : Le règlement est approuvé tel que présenté. ( M. Charron/J. Beddows)

b. C-9 Conditions d'obtention d'un grade ou d'un diplôme aux études supérieures et médailles

Présenté par le vice-provost A. Beauchemin

Décision : Le règlement est approuvé avec une modification à l’ordre des deux premiers paragraphes. (G. Richards/ J. Beddows)

10. Revitalisation du programme de cotutelle au doctorat

Le vice-provost associé présente un aperçu de l’exercice de revitalisation du programme de cotutelle mené par le Cabinet depuis mars 2023 et remercie les membres du groupe de travail qui ont participé à cet exercice. Il présente les deux recommandations émises par le groupe de travail, qui portent sur l’actualisation du programme de cotutelle et sur la reconnaissance officielle d’une expérience de recherche à l’international. Une discussion s’ensuit au cours de laquelle les membres posent des questions concernant les balises à déterminer pour le cours proposé pour la reconnaissance des expériences de recherche internationale. Le Conseil sera informé de l’opérationnalisation des deux recommandations au cours du prochain trimestre.

Décision : Les deux recommandations sont approuvées. (M. Charron/S. Frigon)

POUR INFORMATION / FOR INFORMATION

11. Modifications majeures / Major Modifications

Université Saint-Paul / Saint Paul University

a. 2023-2024-GRAD-USP-9.5.1- M.A. et Diplôme aux études supérieures en leadership transformatif et spiritualité : Modification aux titres des programmes

Présentée par la vice-rectrice I. Apostolova.

12. Autres affaires

Aucun point n’est soulevé.

La rencontre s’est terminée à 15h.