Minutes of the meeting held on Wednesday, February 14, 2024
From 1:30 p.m. until 3:30 p.m. Teams
Attendance
- Andr茅 Beauchemin, vice-provost 脡SP (pr茅sident)
- Christopher Fennell, vice-provost associ茅 脡SP
- Marijke Taks, vice-provost associ茅e 脡SP
- Alain St-Amant, vice-provost, affaires acad茅miques
- Martine Lagac茅, vice-rectrice associ茅e, Recherche
- Alain Stintzi, vice-doyen, M茅decine
- Iva Apostolova, vice-rectrice, Universit茅 Saint-Paul
- Jo毛l Beddows, vice-doyen, Arts
- Monika Jezak, vice-doyenne, Arts
- Mona Par茅, vice-doyenne, Droit
- Nicholas Ng-A-Fook, vice-doyen, 脡ducation
- Andrew Sowinski, vice-doyen, G茅nie
- Fran莽ois Robitaille, vice-doyen, G茅nie
- Tuan Bui, vice-doyen, Sciences
- Christine Dallaire, vice-doyenne, Sciences de la sant茅
- Cristina Atance, vice-doyenne, Sciences sociales
- Silvia Bonaccio, vice-doyenne, Telfer
- Michael Leslie Shiell, Bureau d鈥櫭﹙aluation des programmes
- Sonia Cadieux, Registraire
- Joao Velloso, professeur, Droit
- Mathieu Lavall茅e, professeur, M茅decine
- Angel Foster, professeure, Sciences de la sant茅
- Yazid Dissou, professeur, Sciences sociales
- Charles Russell Thickstun, 茅tudiant
Excus茅(e)s / Excused
- Gregory Richards, vice-doyen, Telfer
- Cheryl Susan McWatters, professeure, Telfer
- Attala Deborah Fabine Enokou, 茅tudiante
Invit茅e / Guest
- Michelle Beauchamp, directrice recrutement et admissions, affaires 茅tudiantes
- Adoption de l鈥檕rdre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite la bienvenue aux participants et pr茅sente les nouveaux membres :
- Professeure Cristina Atance, vice-doyenne int茅rimaire aux 茅tudes sup茅rieures, Facult茅 des sciences sociales;
- Professeur Fran莽ois Robitaille, vice-doyen int茅rimaire aux 茅tudes sup茅rieures, Facult茅 de g茅nie;
Le vice-provost proc猫de 脿 l鈥檃doption de l鈥檕rdre du jour.
D茅cision : L鈥檕rdre du jour est adopt茅. (J. Beddows / M. Lavall茅e)
- Retour sur la foire de recrutement UO
Michelle Beauchamp, directrice, recrutement et admissions, affaires 茅tudiantes, pr茅sente les r茅sultats, les r茅troactions et les recommandations de la foire de recrutement aux 茅tudes sup茅rieures qui a eu lieu en octobre 2023.
La foire a attir茅 560 participants, d茅passant la pr茅vision de 40%. Les 茅tudiants de l鈥橴niversit茅 d'Ottawa ont 茅t茅 la majorit茅 des participants. Le quart des participants 茅tait francophone. Les facult茅s les plus sollicit茅es 脿 la foire ont 茅t茅 les facult茅s des sciences sociales et des sciences.
10% des participants ont r茅pondu au sondage de satisfaction, les r茅ponses ont 茅t茅 positives en g茅n茅ral.
Les recommandations sont de devancer la foire vers la fin aout, de r茅duire sa dur茅e 脿 trois heures d鈥檃ssurer que les facult茅s sont toutes repr茅sent茅es. La planification d茅butera plus t么t cette ann茅e, soit en mai.
脌 la suite d鈥檜ne p茅riode d鈥櫭ヽhanges, les membres appuient une autre 茅dition de la foire de recrutement pour l鈥檃nn茅e prochaine. Un suivi sera fait aupr猫s des membres pour 茅tablir un comit茅 organisateur avec une repr茅sentation des programmes en sciences, en humanit茅s ainsi que les programmes professionnels.
- Approbation du proc猫s-verbal de la r茅union du 13 d茅cembre 2023 / Approval of the December 13, 2023, Meeting Minutes
D茅cision : Le proc猫s-verbal est approuv茅. (M. L. Shiell / J. Beddows)
- Suites au proc猫s-verbal / Business Arising from the Minutes
Les suivis sont adress茅s dans le rapport du vice-provost.
- Rapport du vice-provost / Vice-Provost鈥檚 Report
(IRCC) updates:
A national cap of 360,000 study permits for 2024 is in place, for two years. The allocations will be based on the population of provinces and territories. Graduate Diploma students are included in this cap. Their numbers being considerably low, they should not be prioritized in this category. The study permit renewals will not be impacted. Master鈥檚 and doctoral degrees are excluded from the cap. The Vice-Provost asks the vice-deans to make sure that professors are aware of this nuance.
Every study permit application will require an attestation letter from a province or territory. Provinces and territories have until March 31, 2024, to establish related processes.
Les 茅tudiants de ma卯trise incluant les programmes de courte dur茅e sont maintenant admissibles au permis de travail postdipl么me (PTPD) d鈥檜ne dur茅e bonifi茅e de trois ans.
The spouses of international students in master鈥檚 and doctoral programs are eligible to receive an Open Work Permit. However, the spouses of international students in other levels of study, including undergraduate programs, will no longer be eligible.
These changes occur while the admission requests from India are considerably lower, an important pool of candidates for UO.
Ces changements entrainent beaucoup d鈥檌ncertitude. Plusieurs variables hors de notre contr么le affectent l鈥檃nalyse complexe des sc茅narios possibles. Dans ce contexte, les 茅tudes sup茅rieures et la possibilit茅 d鈥檃dmettre plus d鈥櫭﹖udiants interpellent l鈥檃ttention de tout le monde.
(Aspects op茅rationnels reli茅s aux) Cibles d鈥檃dmission
Le vice-provost souligne que les nombres des offres d鈥檃dmission envoy茅es pour la session de septembre 2024 et les acceptations re莽ues d茅passent les chiffres de l鈥檃nn茅e pass茅e, il f茅licite les facult茅s pour leur travail.
Le vice-provost encourage les vice-doyens 脿 penser aux cibles des prochaines ann茅es, 脿 prioriser les changements de processus op茅rationnels et de programmes.
Le Cabinet continue 脿 offrir son support aux facult茅s et demeure disponible pour discuter des cibles d鈥檃dmission du cycle en cours.
To enhance the efficiency of the admission process, he asks the vice-deans to evaluate the possibility of modifying the admission selection process for the course-based programs. Some faculties have opted to delegate the decisional process to administrative personnel with the appropriate decision guiding principles. This method ensures that admission offers are sent out faster and allows for a faster positive response rate.
Forum des 茅tudes sup茅rieures:
Cr茅茅 en 2017, le forum rempla莽ait les commissions d鈥櫭﹖udes sup茅rieures en humanit茅s et sciences pour offrir un espace de partage entre les directeurs de programmes des 茅tudes sup茅rieures.
Our office would like to restore the Forum in the upcoming months, to enable discussions and learn about programs鈥 reality. The Vice-Provost invited the members to provide their feedback.
- Rapport du vice-provost associ茅 / Associate Vice-Provost鈥檚 Report
Le vice-provost associ茅 int茅rimaire, Christopher Fennell, informe les membres qu鈥檜ne premi猫re 茅bauche du guide de meilleures pratiques portant sur l鈥檈ncadrement aux 茅tudes sup茅rieures est compl茅t茅e. Une 茅bauche sera partag茅e durant le prochain mois avec les vice-doyens pour leurs commentaires. Une liste de contr么le, cr茅茅e pour l鈥檜tilisation des 茅tudiants et des superviseurs, sera 茅galement distribu茅e.
The Cotutelle鈥檚 working group will resume its meetings soon to discuss following steps. The recommendations recently adopted by the Council will be put forward as a motion in the next coming meetings.
- Rapport de la vice-provost associ茅e / Associate Vice-Provost鈥檚 Report
Academic Integrity Module:
The module will focus on categories related to research as identified by tri-agency council, while taking into consideration the requirement for specific type of research: fabrication, falsification, destruction of data or records, plagiarism, redundant publication or self-plagiarism, invalid authorship, inadequate acknowledgement, and mismanagement of COI (conflict of interest).
The module may become mandatory through the thesis process. More discussions to follow in this regard.
The deadline for the project has been extended to end of September.
Scholarships and Awards
Ontario Prizes:
- Polanyi & Autism Awards: two recommendations per prize submitted to the provincial competition.
- Women鈥檚 Health Scholars Award: six files have been submitted to the provincial competition.
Thesis Prizes: the deadline for faculties to submit nominations for the thesis prizes competition is February 15th.
The Canada Graduate Scholarships - Master's Program (CGS-M): the quotas have been shared with the faculties.
The Ontario Graduate Scholarships (OGS) and the Queen Elizabeth II Scholarships in Science and Technology (QEII-GSST): Quotas will be sent in the next few days. The deadline to submit international candidates鈥 files for the university-wide competition is March 1. The deadline to submit ranking for the Canadian files is March 29.
D脡CISIONS / DECISIONS
- Modifications majeures / Major Modifications
Facult茅 des sciences sociales / Faculty of Social Sciences
2023-GRAD-SSOC-API-06: Adding a course-based Option to the MA in Public and International Affairs
Presented by Vice-Dean C. Atance
Decision: Request approved as presented (C. Atance / C. Thickstun)
- Modification aux attributions du CES / Modification to the CGS鈥 Terms of Reference
Pr茅sent茅 par vice-provost Andr茅 Beauchemin.
D茅cision: La demande est approuv茅e comme pr茅sent茅e (J. Beddows/ C. Thickstun).
POUR DISCUSSION / FOR DISCUSSION
- Ajout de description aux cours : THM, THD, MEM
L鈥檃jout d鈥檜ne description de cours aux trois cours existants sert 脿 clarifier les attentes envers les 茅tudiants. Le vice-provost demande aux vice-doyens d鈥檕btenir la r茅troaction de leurs coll猫gues. Les descriptions de cours seront pr茅sent茅es pour vote au prochain CES avec une mise en vigueur en septembre 2024.
POUR INFORMATION / FOR INFORMATION
- Modification majeure :
Universit茅 Saint-Paul/ Saint Paul University
2023-2024-GRAD-USP-1.5.3 : R茅duction du nombre de cr茅dits, ajout d鈥檜ne option cours et cr茅ation d鈥檜n cours dans la M.A. en 茅thique publique
Pr茅sent茅e par Iva Apostolova
- Rapports facultaires des modifications mineures / Faculty Reports on Minor Modifications
Les membres du Conseil ont pris connaissance des documents.
- Autres affaires
Aucun point n鈥檈st soulev茅.
La rencontre s鈥檈st termin茅e 脿 15h15.
