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1. Adoption of Agenda
2. Approval of the September 20^th, 2023, Meeting Minutes
3. Business Arising from the Minutes
4. Vice-Provost’s Report
5. Associate Vice-Provost’s Report
6. Associate Vice-Provost’s Report

FOR APPROVAL

7. Major Modifications

Telfer School of Management

a. 2022-GRAD-GEST-09- Executive MBA: Modification of the number of units for the program

Faculty of Engineering

b. 2023-GENIE-GRAD-CHG-12 - MASc and PhD in Chemical Engineering: Adding one compulsory course to program requirements

c. 2023-GENIE-GRAD-SYS-11 - MSc. of Systems Sciences and Engineering: Creation of Concentration in Interdisciplinary Artificial Intelligence

Faculty of Social Sciences

d. 2023-GRAD-SSOC-PSY-05 – PhD in Clinical Psychology: Modifications of the compulsory course requirements

8. Academic Regulations:
   1. A-4 Academic Integrity and Academic Misconduct
   2. B-5 General Policy on Unit Transfers
9. Nomination to the Graduate Studies Committee of Saint-Paul University

FOR INFORMATION

10. Faculty Report on Minor Modifications

• Faculty of Arts
• Faculty of Engineering
• Faculty of Social Sciences
• Telfer School of Management
• Saint Paul University

11. Other Business

1. Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda

Le vice-provost procède à l’adoption de l’ordre du jour.

��é���������Dz� : L’ordre du jour est adopté. (M. Jezak / C. Russell Thickstun).

2. Approbation du procès-verbal de la réunion du 20 septembre 2023 / Approval of the September 20, 2023, Meeting Minutes

��é���������Dz�: Le procès-verbal est approuvé avec modification : correction apportée aux présences. (C. Susan McWatters / T. Bui).

3. Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes 

Retour sur la Foire de recrutement aux études supérieures et programmes professionnels : l’évènement a eu lieu le 11 octobre avec la participation des facultés. La rétroaction des étudiants récupérée via sondage auprès des étudiants recommandait la présence des professeurs et le partage de l’information approfondie des programmes. Beaucoup d’étudiants UO et d’ailleurs étaient présents, évènement à refaire l’an prochain.    

Concours uOGRADflix : 23 étudiants participeront à la finale. Le vice-provost encourage les facultés à se joindre, le 31 octobre à 13h30, à la finale via Zoom et à voter pour le Prix de choix du public.

Faculty representation is as follows:

Règlement aux études supérieures C-9.2 : Présenté durant la dernière rencontre du Conseil, les membres ont demandé d’apporter des clarifications à ce règlement portant sur l’inscription au grade. Le Règlement sera revu et resoumis au Conseil pour une approbation à une date ultérieure.

4. Rapport du vice-provost / Vice-Provost’s Report 

Règlements académiques : Le vice-provost remercie les collègues pour leurs rétroactions depuis la mise en vigueur en mai dernier. Quelques règlements tels que le règlement 8.6 nécessitent un alignement avec les études supérieures. Ce règlement sera resoumis pour approbation.

Workday : durant la dernière réunion de la commission de recherche, le vice-provost a communiqué les défis touchant les étudiants diplômés comme les affichages des postes, la rémunération et les bourses. On encourage les facultés à soulever les défis auprès de l’équipe Workday.

Support our science : the Vice-Provost participated in the reception on parliament Hill hosted by , an organization advocating for increased funding to graduate students and postdocs in Canada through scholarships, fellowships, and grants. The support of these initiatives is important to enable a better financial support for graduate students.   

Rencontres avec la GSAÉD: le vice-provost a rencontré deux fois les représentants de l’Association pour discuter différents sujets apportés par l'association, par exemple le soutien financier, etc. 

Rencontre pour les cibles d’admission : la rencontre avec la Faculté des sciences a eu lieu, une occasion pour visualiser la réalité de chacun des programmes. Les rencontres avec les huit autres facultés auront lieu d’ici la fin novembre.

Ontario council of graduate studies (OCGS): the financial context is generally difficult. The Blue Ribbon Panel has yet to submit its report.

A working group will be assembled on a provincial level to draft OCGS guidelines on the use of AI in graduate education.

: Both the Vice-Provost and the Associate Vice-Provost will attend the 61^st Conference in Victoria, BC early November, organized by The Canadian Association for Graduate Studies (CAGS). Professor Beauchemin will participate to the Panel on Graduate Supervision. 

Sondage ÉDI aux cycles supérieurs et aux stages postdoctoraux: administré par le Cabinet du vice-recteur à la recherche et à l’innovation, le sondage, sur le climat d’équité, de diversité, d’inclusion et d’excellence en recherche, sera acheminé demain aux étudiants et postdocs. C’est un dossier qui a été amorcé il y a plusieurs années, et qui donnera des données utiles.

Association canadienne-française pour l’avancement des sciences (ACFAS) : l’information à propos de l’inscription gratuite pour nos étudiants a été envoyée aux étudiants. Le vice-provost demande la collaboration des membres de Conseil pour circuler cette information au niveau des programmes et parmi les professeurs. 

5. Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report

Révision du processus de cotutelle : En attendant la prochaine rencontre du groupe de travail, le Cabinet a rencontré des collègues sur campus pour explorer d’autres possibilités qui peuvent être mises en place pour les collaborations internationales au niveau doctoral.

Supervision de thèse : une analyse comparative à l’échelle du pays sera entreprise pour établir les rôles et responsabilités de chaque partie. Les résultats seront présentés au Conseil.

6. Rapport de la vice-provost associée / Associate Vice-Provost’s Report

Bourses externes :

La vice-provost associée rappelle qu’une mise à jour pour le lancement des bourses des trois organismes fédéraux était partagée hier avec les facultés.

Le processus est achevé pour les bourses McCall MacBain et les bourses d’études supérieures du Canada/ Suppléments pour études à l’étranger Michael-Smith (BESC-SEEMS).

Canada Graduate Scholarship Doctoral Level (CGS D):

• NSERC: The application deadline for this year’s competition was on October 17. Eighty-one submissions have been received, compared to 88 submissions received last year. The files will be shared this afternoon. The date to submit the number of admissible files to our Office is November 1, for the calculation of quotas. The evaluation of these files should be submitted by November 14. The Associate Vice-Provost reminded the Council that students must provide official transcripts including those for the fall term even if they do not yet have grades. She also asked not to disqualify an application for an administrative error.
• SSHRC: The deadline was extended due to unforeseen technical issues with the SSHRC portal; the deadline for students to submit their applications has been extended to October 24, 2023. The faculties need to submit the results by November 21^st.

The deadline for Canada Graduate Scholarship Master Level and Ontario Graduate Studies scholarships is December 1^st.

Les dossiers de Module d’intégrité académique ainsi que celui du Programme de développement professionnel sont en cours, aucune mise à jour à communiquer pour le moment.

DÉCISIONS / DECISIONS

7. Modifications majeures / Major Modifications

École de gestion Telfer/ Telfer School of Management

a. 2022-GRAD-GEST-09 - MBA pour cadres : Modification au nombre de crédits du programme / 2022-GRAD-GEST-09 - Executive MBA: Modification of the number of units for the program

Presented by Vice-Dean G. Richards.

Decision: Request approved as presented (G. Richards / C. Russell Thickstun).

Faculté de génie / Faculty of Engineering

a. 2023-GENIE-GRAD-CHG-12 - M.Sc.A. et Ph.D. en Génie chimique : Ajout d’un cours obligatoire aux exigences des programmes / 2023-GENIE-GRAD-CHG-12 - MASc and PhD in Chemical Engineering: Adding one compulsory course to program requirements

Presented by Vice-Dean A. Sowinski.

Decision: Request approved with the following modification (A. Sowinski / C. Dallaire).

• Course description added in section 1.

b. 2023-GENIE-GRAD-SYS-11 - M.Sc. Sciences et génie du système :  Création d’une concentration en intelligence artificielle interdisciplinaire / 2023-GENIE-GRAD-SYS-11 - MSc. of Systems Sciences and Engineering: Creation of Concentration in Interdisciplinary Artificial Intelligence

Presented by Vice-Dean A. Sowinski.

Decision: Request approved with modifications (A. Sowinski / S. Bonaccio).

• Specifying the addition of AI concentration to both programs.
• Clarifications regarding the 4 new courses
• Clarifications regarding the language of instruction

Faculté des sciences sociales / Faculty of Social Sciences

c. 2023-GRAD-SSOC-PSY-05 – Ph.D. en psychologie clinique : Modification aux exigences des cours cliniques obligatoires / 2023-GRAD-SSOC-PSY-05 – PhD in Clinical Psychology: Modifications of the requirements for compulsory clinical courses

Présentée par la vice-doyenne S. Frigon.

��é���������Dz� : Demande approuvée telle que présentée (S. Frigon / J. Velloso)

8. Règlement académique :

a.A-4 Intégrité académique et inconduite académique / A-4 Academic Integrity and Academic Misconduct Présenté par le vice-Provost A. Beauchemin

��é���������Dz� : Règlement accepté tel que présenté (C. Russell Thickstun / N. Ng-A-Fook)

b. B-5 Politique générale sur le transfert de crédits / General Policy on Unit Transfers

Présenté par le vice-Provost A. Beauchemin

À la suite d’une discussion à propos du transfert de crédits de l’international, les membres demandent qu’une section y soit développée à même ce règlement. Le règlement sera modifié et resoumis pour un vote à une prochaine rencontre.

9. Nomination au Comité des études supérieures à l’Université Saint-Paul / Nomination to the Graduate Studies Committee of Saint-Paul University

Nomination de la Professeure Cheryl McWatters de l’École de gestion Telfer.

Présentée par le vice-provost A. Beauchemin

��é���������Dz� : Nomination acceptée telle que présentée (A. Beauchemin / M. Jezak)

POUR INFORMATION

10. Rapports facultaires des modifications mineures / Faculty Reports on Minor Modifications

Les membres du Conseil ont pris connaissance des documents.

11. Autres affaires

La rencontre s’est terminée à 15h29. (Y. Dissou / J. Velloso)