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SESSION OUVERTE
de la premi猫re r茅union de l'ann茅e 2021 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La r茅union a lieu le lundi 25 janvier 2021 脿 16h00 par vid茅oconf茅rence (Teams).
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J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow (脿 partir de 18h06), K. Butler Malette, C. Dallaire, D. Desautels, J. Fr茅mont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Gigu猫re, F. Guimont, J. Hendricks, P. Hindo, A. House, D. Hume, M. Ingham, A. Keller, S. Lamoureux, J. Lefebvre, A. Litvijenko, T. Malaty, N. Mercier, D. Monaghan, J. Pouliot, J. Quaid, C. Rouillard, L. Tedesco, S. Tokmakjian
PERSONNES EXCUS脡ES
C. Commanda, S. Hussen
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, S. Isaacs, J. Nyman, J. Scott, H. Touchette, S. Yaya
Madame Kathryn Butler Malette pr茅side la r茅union.
Elle rappelle les consignes n茅cessaires au bon d茅roulement de la r茅union.
The chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle 茅galement que les membres ont re莽u un message les invitant 脿 poser leurs questions sur l鈥檕rdre du jour pr茅alablement 脿 la r茅union.
Comments and questions should be asked in the chat.
1. Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2. Bienvenue et remerciement
Madame Butler Malette pr茅sente ses v艙ux aux membres du Bureau en cette premi猫re r茅union de l鈥檃nn茅e 2021.
The Chair announced that Alain Jolicoeur, Vice-Chair of the Board, resigned last December for personal reasons which also leaves the position of vice-chair vacant. The selection of the new Vice-Chair will be launched once the new Board Chair has been appointed since this person should be a member of the selection committee for the vice-chair. The Board Chair will chair the Executive Committee in the interim.
The Chair thanked Claudette Commanda, appointed by the Alumni Association, for her involvement within the Board. She informed members that Ms. Commanda agreed to continue serving on the Board until the appointment of her successor. Ms. Commanda鈥檚 mandate should have normally ended on 24 September 2020.
3. D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Aucun conflit n鈥檈st d茅clar茅.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
4. Proc猫s-verbal de la r茅union du 7 d茅cembre 2020
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
5. Question d茅coulant du proc猫s-verbal
Aucune question n鈥檈st soulev茅e.
6. Nomination de la directrice du d茅partement d鈥檌nnovation en 茅ducation m茅dicales de la Facult茅 de m茅decine
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
7. Rapport du Comit茅 de gouvernance et de nomination
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
8. Rapport annuel 2019-2020 de la Commission permanente des affaires francophones et des langues officielles
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
Un membre demande 脿 conna卯tre la diff茅rence entre la Commission permanente des affaires francophones et des langues officielles et le Conseil des services et des programmes en fran莽ais.
Le recteur passe la parole au vice-recteur 脿 l鈥檌nternational et 脿 la francophonie qui indique qu鈥檌l s鈥檃git de la m锚me instance, investie de la m锚me mission, et dont les membres ont un rapport direct avec les services et programmes en fran莽ais.
Le Conseil a par ailleurs deux sous-comit茅s, le sous-comit茅 pour les services en fran莽ais et le sous-comit茅 pour les programmes en fran莽ais.
9. Pr锚t au 45 Mann Limited Partnership
Document distribu茅 pr茅alablement 脿 la r茅union.
Un membre souhaite savoir comment les fonds n茅cessaires au pr锚t ont 茅t茅 茅valu茅s lors de la consultation des services juridiques.
Le vice-recteur aux finances et 脿 l鈥檃dministration rappelle que depuis l鈥檃chat de la r茅sidence 45 Mann le taux de remplissage des locaux a consid茅rablement baiss茅 脿 cause de la pand茅mie. En raison du manque 脿 gagner caus茅 par cette situation et du risque pour le remboursement de l鈥檋ypoth猫que, il est propos茅 que l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa consente un pr锚t de deux ans au taux de 2.5% au partenariat limit茅 afin d鈥櫭﹙iter tout bris dans les remboursements de l鈥檋ypoth猫que.
Il est par ailleurs confirm茅 que le contrat a 茅t茅 r茅vis茅 par un cabinet juridique externe 脿 l鈥橴niversit茅.
2021.01 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e il est r茅solu d鈥檃pprouver les demandes pr茅sent茅es 脿 l鈥檕rdre du jour de consentement.
(鲍苍补苍颈尘颈迟茅)
FIN DE L鈥橭RDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR INFORMATION
10. Rapport du recteur
Le recteur pr茅sente ses v艙ux aux membres.
Le recteur informe les membres de la nomination de Boulou Ebanda de B鈥檅茅ri, professeur au d茅partement de communication de la Facult茅 des arts, 脿 titre de conseiller sp茅cial antiracisme et inclusion pour un mandat d鈥檜ne ann茅e. Le r么le de Monsieur Ebanda de B鈥檅茅ri est de coordonner l鈥檃ction de l鈥橴niversit茅 en mati猫re d鈥檃ntiracisme et il travaillera pour ce faire en collaboration avec plusieurs personnes, notamment la provost et ses 茅quipes afin de coop茅rer avec toutes les parties prenantes, facult茅s, 茅tudiants et associations 茅tudiantes. Le mandat du conseiller sp茅cial antiracisme et inclusion compl猫te celui de la conseill猫re sp茅ciale sur les questions de diversit茅 et d鈥檌nclusion.
Le recteur rappelle les cinq initiatives qui touchent au c艙ur de la mission de l鈥橴niversit茅 et indique qu鈥檈lles seront mises en 艙uvre d鈥檌ci septembre 2021.
鈥 Providing better support for members of our racialized communities, including establishing a mentorship program and dedicated mental health offerings as well as additional scholarships for racialized students.
鈥 Accelerate the hiring of professors of Black, Indigenous and racialized professors in the coming years.
鈥 Program reviews to enrich curricula with more culturally diverse and inclusive practices (methodologies) and knowledge.
鈥 Development and widespread implementation of anti-racism and anti-oppression training for the community.
鈥 Implementation of a research support program for racialized researchers, so that a more equitable, diverse and inclusive research community is established.
Le Recteur passe la parole 脿 la provost et vice-rectrice aux affaires acad茅miques pour une mise 脿 jour sur les activit茅s de son cabinet.
鈥 Taux de r茅tention inchang茅 pour ce semestre
鈥 Les cours sont d茅sormais enregistr茅s afin que tous les 茅tudiants puissent les revoir et que les 茅tudiants internationaux puissent y avoir acc猫s dans des conditions optimales malgr茅 le d茅calage horaire.
鈥 Les 茅tudiants ont eu plusieurs 茅valuations le semestre dernier dans le but d鈥檃juster les cours pour un semestre sans examen final.
鈥 Un certain nombre d鈥櫭﹖udiants s鈥櫭﹖ant plaint il a 茅t茅 rappel茅 aux professeurs de respecter les horaires des cours.
鈥 Increase of 2.3% in applications with a slight dip in anglophone international students but an increase in the francophone ones.
鈥 It should also be noted that there is a significant increase in the applications for the Faculty of Health Science.
Le Recteur passe la parole au vice-recteur 脿 la recherche pour une mise 脿 jour sur les activit茅s de son cabinet.
鈥 L鈥橴niversit茅 a conserv茅 les restrictions actuellement en place au niveau des activit茅s de recherche, sans en imposer de nouvelles.
鈥 L鈥檜niversit茅 a re莽u un total de 18.9$ M dans le cadre de la deuxi猫me vague de fonds d鈥檜rgence pour la continuit茅 de la recherche ainsi que le suppl茅ment COVID des trois organismes subventionnaires f茅d茅raux.
鈥 Ranking in research: 91精品黑料吃瓜 maintains its ninth position in overall research.
Le recteur reprend la parole et revient sur les points suivants :
鈥 l鈥橴niversit茅 a sign茅 la Charte de l鈥橭kanagan, charte internationale pour les coll猫ges et universit茅s s鈥檈ngageant 脿 faire la promotion de la sant茅.
鈥 Credit ratings: our credit profile is unchanged.
鈥 Members were also informed that the data used in the article published in the Globe and Mail in January 2021 regarding the power gap in the work force used figures dating from 2016.
Today鈥檚 data are completely different; for example as of March 1st there will be a majority of women in the Administration Committee; moreover, people hired are treated equally.
Even though The Globe and Mail was contacted prior to the publication of the article to inform them that their data were inaccurate they choose to publish their paper as is.
鈥 Les assembl茅es publiques virtuelles ont commenc茅 cette semaine.
A discussion followed during which the Vice-President, Research, was asked if there was any indication that the governmental restrictions would change and if there would be any implications for the University if they are modified. There are a number of exceptions to the lockdown and research is one of them; the University imposed extra restrictions internally (number of people in labs, cleanliness of labs, distancing) and we are in line with other universities in terms of guidelines and restrictions.
11. Mise 脿 jour budg茅taire
Members were informed that after completion of the annual exercise of projections for the remainder of 2021 the University鈥檚 budget is showing a slight surplus of approximately $5M.
The Deputy Provost, Academic Planning and Budgets, highlighted the main changes since the approval of the budget in October 2020. There is an improvement in the balance of the operating fund and a slight improvement in the balance of the ancillary services but a significant deficit is still projected.
12. Pr茅parations pour un semestre en ligne
La Provost et vice-rectrice aux affaires acad茅miques informe les membres que ses 茅quipes travaillent actuellement sur le maintien des cours 脿 distance ainsi qu鈥櫭 la mise en place d鈥檜n syst猫me hybride qui permettra d鈥檃ssurer en m锚me temps des cours en ligne et sur le campus.
This represents a significant investment since classrooms will need to be outfitted with the appropriate technology; funding will also need to be increased for the preparation and the delivery of the courses.
The estimated cost for this is $5M.
The Chair asked for the percentage of staff returning on campus; mostly academic staff will return in September, other staff will be back on a rotation basis.
13. Rapport 鈥 Mesure prises par l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa en mati猫re de changements climatiques
Members received the 2020 report Action on Climate Change on the University鈥檚 sustainability activities during the past two years. It was noted that the production of the report was initiated by the Board of Governors in 2015 in response to the 91精品黑料吃瓜 student divestment campaign.
The report outlines actions taken and the impact that they have had on the University鈥檚 metrics/performance and where we are relative to our broader goals to reduce our footprint, increase our academic awareness and minimize waste created on campus and in our personal lives.
Many consultations were undertaken by the Facilities Department and several departments and services were solicited for their input.
Un membre demande si d鈥檃utres universit茅s se d茅marquent. Yale et Harvard sont plus avanc茅s et qu鈥檌ls proc猫dent 脿 l鈥檃chat de cr茅dit de carbone neutre.
Le recteur indique par ailleurs que le gouvernement f茅d茅ral se pr茅pare pour des infrastructures vertes.
14. Dixi猫me rapport annuel de l鈥檕mbudsman
L鈥橭mbudsman, Martine Conway, pr茅sente le rapport annuel 2019-2020 de l鈥橭mbudsman.
La s茅ance passe 脿 huis clos (huis clos 1)
End of the live streaming.
