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de la deuxième réunion ordinaire de l'année 2025 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
SESSION OUVERTE
La réunion a lieu le mardi 25 février 2025 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).
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O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat, J. Bell, A. Beraskow, B. Bogie, K. Butler Malette (gouverneure émérite), D. Chemla, P. Cyr, J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, N. Gougeon, F. Guimont, D. Hume, A. Juneau, A. Keller, R. Kulik, B. Leduc, G. Mayeda, P. Murphy, G. Muzychka, J. Palumbo, F-E. Racicot, N. Rhéaume, M. Saikaley, J. Velloso
PERSONNES EXCUSÉES
J. Hendricks, P. Hindo, S. Kiff, N. Odjick, H. Stern
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, J. Beauvais, A. Bergeron, J. Doyle, S. Isaacs, R. Landry, Z. Karouni, J. Sicard, J. St-Pierre
Mme Jennifer Adams preside la réunion.
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in-camera session.
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2025.08 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre de jour de la réunion du 25 février 2025.
Unanimité (proposée par François Guimont, appuyée par Doreen Hume)
2. Bienvenue et remerciements
The Chair expressed appreciation to Anna Keller, whose term will end on March 20th, 2025, for her invaluable contributions to the work of the Board of Governors.
Members were informed that the terms of Pierre Cyr and Josephine Palumbo have been extended by the Alumni Association.
The Chair noted that the information session on antisemitism will now be held on April 29, 2025, from 3:00 to 4:00 p.m., prior to the meeting of the Board of Governors.
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du 28 janvier 2025
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination
Document distribué préalablement à la réunion.
2025.09 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées :
2025.09a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le procès-verbal de la réunion du 3 décembre 2024.
2025.09b Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat d’Omar Abouzaher au Bureau des gouverneurs pour une période de trois ans, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2028.
2025.09c Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Stéphane Giguère au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour une période de trois ans, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2028*.
2025.09d Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Gabrielle Muzychka au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an, du 1er mai 2025 au 30 avril 2026.
2025.09e Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Stéphane Giguère au Comité de gouvernance et de nomination pour une période de trois ans, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2028*.
2025.09f Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Justine Hendricks au Comité de vérification pour une période de trois ans, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2028*.
2025.09g Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Josephine Palumbo au Comité de vérification pour un mandat d’un an et sept mois, du 21 mars 2025 au 31 octobre 2026.
2025.09h Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Stéphane Giguère au Comité des finances et de trésorerie, volet finances et volet trésorerie, en qualité de membre et président pour une période de trois ans, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2028*.
2025.09i Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat d’Omar Abouzaher au Comité des finances et de trésorerie, volet finances et volet trésorerie, pour une période de trois ans, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2028**.
2025.09j Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat de Stéphane Giguère au Comité des terrains et de bâtiments pour une période de trois ans, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2028*.
2025.09k Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat d’Omar Abouzaher Comité de placement de la caisse de retraite, pour une période de trois ans, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2028**.
2025.09l Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la reconduction du mandat de Kathryn Butler Malette à titre de gouverneure émérite, pour une période de trois ans, du 26 février 2025 au 25 février 2028.
*sous réserve du renouvellement du mandat au Bureau des gouverneurs par l’Université Saint-Paul
**sous réserve du renouvellement du mandat au Bureau des gouverneurs
Unanimité (proposée par Doreen Hume, appuyée par Nathalie Gougeon)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
FOR APPROVAL
6. Policy Modifications
Anne McIlroy, Associate Vice-President, Advancement, joined the meeting.
The Vice-President Advancement presented proposed revisions to Policy 10 and Policy 100:
A) Policy 10 - Fundraising and Gift Acceptance
This policy has been revised to provide a broader framework for fundraising, ensuring gifts are managed ethically and in compliance with legal requirements. It formalizes existing practices to protect academic freedom and the University's reputation and allows a portion of donations to support Advancement activities.
2025.10 On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the revisions to Policy 10 - Fundraising and Gift Acceptance.
Unanimous (moved by Omar Abouzaher, seconded by Joe Geurts)
Anne McIlroy left the meeting.
B) Policy 100 - Naming of University Assets
This policy has been revised to improve the naming process and reflect best practices. Namings under $1 million are now approved by the Vice-President, Advancement, with oversight from the Administration Committee or the Board of Governors as needed. Key provisions for namings over $1 million and for buildings or academic units remain unchanged. The procedures, which used to be part of the Policy, have been moved to a separate and independent document.
Il est clarifié que les politiques révisées visent à assurer une application uniforme et conforme des pratiques à l’échelle de l’Université, y compris dans les facultés.
2025.11 On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the revisions to Policy 100 - Naming of University Assets.
Unanimous (moved by Joe Geurts, seconded by Graham Mayeda)
POUR INFORMATION
7. Rapport du recteur
Le recteur présente les points suivants :
• La convention collective de l’APUO est ratifiée à la suite d’un vote de 97,2 % en faveur.
• La Dre Melissa Forgie a été nommée doyenne intérimaire de la Faculté de médecine à partir du 3 mars 2025.
The President invited the Interim Vice-President, Research and Innovation, to provide an update on the implications of US government policies on research projects at the University:
• It was noted that the risk to the portfolio is currently moderate. A registry of all ongoing projects funded by US sources has been established, with 35 projects supported by US-based government agencies, foundations, or industry partners. The disruption is impacting funding stability and future research plans. The Office of the Vice-President, Research and Innovation is monitoring the situation daily and working closely with the Finance department to ensure the prompt completion of billings.
8. Mise à jour sur le plan stratégique Transformation 2030
Les personnes suivantes se joignent à la réunion :
• Jean-François Tremblay, Provost associé à la planification et aux budgets académiques
• Blair Jackson, Directeur principal, Recherche institutionnelle et planification
• Manon Desgroseilliers, Gestionnaire, Recherche institutionnelle et planification
Le Provost et vice-recteur aux affaires académiques présente une mise à jour sur le plan stratégique Transformation 2030. En mai 2024, le Bureau des gouverneurs a identifié trois axes d’action pour relever les défis financiers de l’Université, en alignement avec le plan stratégique T2030. Sept priorités clés ont été établies pour les cinq prochaines années en accord avec les objectifs de T2030, visant à résoudre des enjeux critiques comme le déficit budgétaire et à assurer la viabilité financière et la performance institutionnelle.
Il est clarifié que le taux de rétention global reste inférieur aux niveaux prépandémiques, en grande partie en raison des défis financiers, notamment liés à l'inflation et aux frais de scolarité. Une cible réaliste a été fixée, tout en réaffirmant l’intention de continuer à viser une amélioration au-delà de cet objectif. Des mesures pour accroître les taux de rétention incluent une interaction accrue entre les étudiants et les conseillers académiques, ainsi que le renforcement des services offerts par la µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð, qui propose notamment des activités de formation sur des compétences essentielles.
Une discussion s’engage sur les tendances actuelles en matière d’inscription et de rétention des étudiants internationaux, ainsi que sur les enjeux communs observés au sein des universités du groupe U15.
9. University of Ottawa Rankings Strategy
The Provost and Vice-President Academic Affairs and the Senior Director, Institutional Research presented an update on the University ranking strategy, including the QS World University Rankings, the Research Info Source Canadian University Rankings, and the Maclean’s Canadian University Rankings.
Members were informed that a comprehensive strategy for world rankings is being developed. It will have a strong focus on reputation, as it is an area that offers significant opportunity to further enhance the University’s performance in ranking results. It was noted that the University is performing well in terms of academic reputation, while there is more room to grow in employer reputation rankings. This aspect is being actively addressed by the team as part of the strategy.
Jean-François Tremblay, Blair Jackson, and Manon Desgroseilliers left the meeting.
10. Committee Report
a) Audit Committee
The Chair provided an overview of the February 6, 2025, Audit Committee meeting during which members received updates on the plan for Protection Services, the external auditor’s audit plan, and the Administrative Services Modernization Program. The Committee also received a briefing on fraud prevention and detection, specifically a report on management override of controls and a log of outstanding audit recommendations, of which none are delinquent. Lastly, the Committee discussed Enterprise Risk Management, which will be brought forward at the Board meeting of June 18, 2025.
La séance passe à huis clos (huis clos 1).
End of the live streaming.
ZK/ab
